קרן ויליאם דיווידסון, קרן משפחתית פרטית, המוקדשת לקידום החיוניות הכלכלית, התרבותית והאזרחית של דרום מזרח מישיגן, מדינת ישראל והקהילה היהודית, מחפשת כעת מועמדים ומועמדות לתפקיד עוזר משרד .
קרן ויליאם דוידסון היא קרן משפחתית פרטית המוקדשת לסיוע בהבטחת עתיד מזהיר לקהילות שהעניקו השראה למשפחת המייסד שלנו במשך דורות. אנו מחדירים בעבודתנו תחושה של אפשרות ומאמינים עמוקות בחשיבות של בניית מערכות יחסים משמעותיות על פני הבדלים. יחד עם מנהיגי קהילה החולקים את תחושת האופטימיות והמחויבות שלנו הקשורה לדטרויט, ישראל והעם היהודי, אנו מבצעים השקעות טרנספורמטיביות ותומכים ביוזמות קטליטיות, שיספקו ערך מתמשך לדורות הבאים. לקרן נכסים בהיקף של כ-1.5 מיליארד דולר והיא מעניקה כ-60 מיליון דולר בשנה.
התרבות שלנו משקפת את החוזקות והתכונות הגדולות ביותר של המייסד שלנו. כמו מר דוידסון, אנו מעריכים אופטימיות ויצירתיות כאשר אנו מבצעים את עבודתנו המשותפת. אנו מעריכים גם בניית מערכות יחסים ושותפות אמיתית בתוך הצוות שלנו ולצד מועצת המנהלים, מקבלי המענקים והקהילה שלנו. אבל בקיצור, אנחנו מאמינים בעבודה קשה, בשיתוף פעולה הדוק ובשמירה על דפוס חשיבה עקבי המגלם סקרנות, אומץ ופעולה.
סקירה כללית של המשרה
עוזר/ת המשרד אחראי/ת על תמיכה בפעילות המשרדית השוטפת של מטה הקרן על ידי הבטחת חוויה חיובית ותדמית מקצועית של הקרן עבור הצוות, חברי הדירקטוריון והאורחים. תפקידו/ה העיקרי/ת של עוזר/ת המשרד הוא לספק תמיכה בישיבות, כולל הכוונת אורחים לפגישות שלהם, סידור וניקיון לאחר פגישות, ותמיכה במנהל/ת המשרד הבכיר/ה בשמירה על סביבת משרד מקצועית, נקייה ומסודרת.
משרה זו מדווחת ישירות למנהל המשרד הבכיר ומהווה חבר צוות שיתופי הפועל בשיתוף פעולה הדוק עם צוות המנהלה והתפעול.
משרה זו היא משרה מלאה במשרד, הממוקמת בבלומפילד הילס, מישיגן. צפוי שהמועמד יהיה במשרד 5 ימים בשבוע.
אחריות עיקרית
התפקידים והאחריות המפורטים להלן כפופים לשינויים בהתאם לצרכים המתפתחים של הארגון. גמישות ויכולת הסתגלות הם המפתח, שכן משימות נוספות עשויות להיות מוקצות, ואחריות עשויה להשתנות עם הזמן.
- מבטיח שמירה על תדמיתה המקצועית של הקרן על ידי שמירה על אווירה נקייה ומסודרת בכל האזורים המשותפים והחלק האחורי של המשרד, כולל הלובי הקדמי, הטרקלינים, המטבחים, חדרי הישיבות, אזור הצילום, חדר הדואר והמזווה.
- מספק שירות ידידותי לאורחים, מציע כיבוד, מלווה אורחים לחדרי ישיבות ומודיע לצוות המתאים על הגעת אורחים.
- מקיים חדרי ישיבות עם שירות אוכל ושתייה קבוע מראש. מוודא שחדרי הישיבות מסודרים עם אספקה מתאימה ושחדרי הזום מוכנים למשתתפים.
- מוודא שכל הטכנולוגיה המבוקשת או הנדרשת לכל הפגישות מופעלת ופועלת לפני תחילתן של כל הפגישות.
- מנקה לאחר פגישות, מוודא שחדרי הישיבות נקיים, מסודרים ומוכנים להכנה לפגישה הבאה.
- מבצע מספר סיורים בבניין וממלא רשימות תיוג לאורך היום.
- משלים רשימות בדיקה יומיות, שבועיות, חודשיות ורבעוניות שפותחו על ידי מנהל המשרד הבכיר.
- מבצע, בהנחייתו ובהנחייתו של מנהל המשרד הבכיר, פרויקטים חודשיים של "ניקיון" על מנת להבטיח ארגון שוטף בכל התחומים באופן מתמשך.
- עוקב אחר מלאי ציוד משרדי, חטיפים, משקאות ופריטים אחרים. מודיע על צורכי ההזמנות למנהל המשרד הבכיר. מחדש את מלאי המזווה, חדר הדואר, חדר הצילום ואזורי החטיפים באספקה מתחדשת.
- אוסף וממיין דואר נכנס ומשלוחים ומתאם את חלוקת הדואר, החבילות, החומרים ופריטים אחרים לאיש הצוות או המנהל המתאימים.
- מטפל באופן מקצועי בכל שיחות הטלפון לקו הטלפון הראשי של הקרן ומנתב את המתקשרים לאיש הצוות המתאים ו/או מספק מידע כללי בצורה יעילה ובאדיבות.
- מכיר בימי הולדת וימי נישואין של עובדים באמצעות פלטפורמת התקשורת הפנימית של הקרן ומזמין קינוחים חגיגיים.
- משתתף באופן פעיל בישיבות השבועיות של ניהול המשרד וצוות המנהלה.
- מספק תמיכה בכל עת ובכל מקום שצריך, כולל שיתוף כיסוי מתוזמן של חגים עם מנהל המשרד הבכיר, מנהל המשרד וחברי הצוות המנהלי.
- ייתכן שיידרש סיוע באירועי ערב מזדמנים, כולל הקמה, תיאום ותמיכה במקום לפי הצורך.
- מספק תמיכה יומית למנהל המשרד הבכיר במגוון משימות אדמיניסטרטיביות.
- השלמת משימות מיוחדות ו/או פרויקטים כפי שהוטלו על ידי מנהל המשרד הבכיר וסגן הנשיא ומנהל התפעול הראשי.
ניסיון ודרישות מקצועיות
המועמד האידיאלי יהיה בעל הרבה מהיכולות המקצועיות והאישיות הבאות, תכונות וחוויות:
- עדיפות לתואר ראשון, עם לפחות שנתיים עד ארבע שנות ניסיון בשירות לקוחות ו/או תמיכה אדמיניסטרטיבית.
- ניסיון בתפעול מערכת טלפונים מרובת קווי וקיום פגישות וירטואליות (למשל, זום).
- שליטה מלאה בכל חבילת אופיס של מיקרוסופט, ובפרט בתוכנות Outlook, Word ו-Excel.
- כישורי שירות לקוחות מעולים, מקצועיות וגישה חיובית באופן כללי.
- אמין ואמין, בעל מוסר עבודה גבוה וגישה של "אני יכול".
- יכולת הסתגלות, ויכולת להתמודד עם בעיות או שינויים בלתי צפויים בצורה רגועה ויעילה.
- בעל תושייה, פותר בעיות פרואקטיבי, ומשתמש בשיקול דעת בריא.
- יכולת ריבוי משימות מעולה, כישורי ארגון חזקים ויכולות ניהול זמן, עם יכולת לתעדף ולסיים משימות בזמן.
- משגשג בסביבת צוות, יעיל בבנייה ותחזוקה של יחסי שיתוף פעולה, ותורם באופן חיובי לתרבות הארגונית.
- תפקיד זה הוא בסביבת משרד מקצועית הדורשת עבודה בישיבה, יחד עם תנועה תכופה ברחבי המשרד לצורך מילוי מלאי של מוצרי משרד, חלוקת דואר, סידור משרדי וארגון פגישות. נדרשת יכולת הרמה ו/או הזזה של עד 4.5 ק"ג.
- נדרשת תחבורה אמינה ויכולת לבצע סידורים מחוץ למשרד, לפי הצורך.
מערכות יחסים
- מדווח ומחויב באחריות למנהל המשרד הבכיר.
- תורם פעיל לצוותי ניהול, אדמיניסטרציה ותפעול המשרד.
- עובד בשיתוף פעולה עם כל חברי הקרן.
כיצד להגיש בקשה:
יש לשלוח מועמדויות הכוללות מכתב מקדים המתאר את תחומי העניין והכישורים שלכם וקורות חיים לכתובת: jobs@williamdavidson.org . נא לא להתקשר טלפונית.
מידע נוסף על קרן ויליאם דיווידסון ניתן למצוא בכתובת: https://williamdavidson.org/
קרן ויליאם דיווידסון היא מעסיקה המעניקה הזדמנויות שוות. מועמדים מכל רקע מגוון מוזמנים להגיש מועמדות.
