עוזרת מנכ"ל, לשכת הנשיא והמנכ"ל

קרן ויליאם דוידסון, קרן משפחתית פרטית הפועלת לקידום החיוניות הכלכלית, התרבותית והאזרחית בדרום-מזרח מישיגן, במדינת ישראל ובקהילה היהודית, מזמינה כעת הגשת מועמדות ותקורות לתפקיד עוזר/ת מנכ"ל במשרד הנשיא והמנכ"ל.

קרן ויליאם דוידסון היא קרן משפחתית פרטית, המוקדשת לסיוע בהבטחת עתיד מזהיר לקהילות שהיוו השראה למשפחתו של מייסדנו במשך דורות. אנו מפיחים בעבודתנו תחושה של אפשרויות ומאמינים עמוקות בחשיבות של בניית מערכות יחסים משמעותיות על פני השוני. יחד עם מנהיגי קהילה החולקים את תחושת האופטימיות והמחויבות שלנו כלפי דטרויט, ישראל והעם היהודי, אנו מבצעים השקעות משנות מציאות ותומכים ביוזמות פורצות דרך שיניבו ערך מתמשך לדורות הבאים. לקרן נכסים בשווי של כ-1.7 מיליארד דולר והיא מעניקה מענקים בסך של כ-60 מיליון דולר בשנה. 

התרבות שלנו משקפת את החוזקות והתכונות הגדולות ביותר של המייסד שלנו. כמו מר דוידסון, אנו מעריכים אופטימיות ויצירתיות כאשר אנו מבצעים את עבודתנו המשותפת. אנו מעריכים גם בניית מערכות יחסים ושותפות אמיתית בתוך הצוות שלנו ולצד מועצת המנהלים, מקבלי המענקים והקהילה שלנו. אבל בקיצור, אנחנו מאמינים בעבודה קשה, בשיתוף פעולה הדוק ובשמירה על דפוס חשיבה עקבי המגלם סקרנות, אומץ ופעולה.

סקירה כללית של המשרה

עוזר/ת בכיר/ה לנשיא ולמנכ"ל מספק/ת תמיכה מנהלית ותפעולית מקיפה ברמה גבוהה, כדי להבטיח ניהול יעיל של לשכת הנשיא והמנכ"ל. תפקיד זה מתבצע ברמה הגבוהה ביותר של מקצועיות, סודיות ושיקול דעת, תוך מתן שירות כשותף/ה מהימן/ה בניהול סדרי העדיפויות הניהוליים, התקשורת והפעילות השוטפת.

בתור שותף אסטרטגי מרכזי ושומר סף, עוזר/ת ההנהלה מטפל/ת בעניינים מורכבים ורגישים ביותר, מאזן/ת בין סדרי עדיפויות מתנגשים, ומבטיח/ה ניצול מיטבי של זמנו וריכוזו של הנשיא והמנכ"ל. התפקיד כרוך בבניית קשרי עבודה חזקים ברחבי הארגון כדי להקל על התקשורת והביצוע, תוך שמירה על גישה שיתופית ומכוונת פתרונות.

זוהי משרה מלאה הממוקמת בבלומפילד הילס, מישיגן. המתפקד צפוי להיות במשרד 5 ימים בשבוע.

אחריות עיקרית

התפקידים והאחריות כוללים, אך אינם מוגבלים ל:

תמיכה ניהולית לנשיא ולמנכ"ל

• מנהל את לוח הזמנים המורכב של הנשיא והמנכ"ל ברמת דיוק ושיקול דעת גבוהים, כולל תיאום פגישות פנימיות וחיצוניות, איזון בין סדרי עדיפויות מתנגשים, ותפקוד כ"שומר סף" אסטרטגי.
• מספק תמיכה מנהלית ברמה גבוהה, לרבות ניהול תקשורת הנהלה, ניסוח, עריכה ומענה למכתבים ולמסמכים, וכן ניהול מערכות תיוק מסודרות בהתאם לסטנדרטים הארגוניים.
• מנהל את תיבת הדואר האלקטרוני של הנשיא והמנכ"ל, כולל ניסוח, עריכה ומענה בשם הבכיר, תוך הקפדה על תקשורת מקצועית ומהירה ועל קביעת סדר עדיפויות נכון להודעות.
• מייצג את הנשיא והמנכ"ל בישיבות, דואג להעברת מסרי העדיפויות, לתיעוד ההחלטות ולתיעוד משימות הפעולה, וכן למעקב אחריהן עד להשלמתן.
• מכינה את הנשיא והמנכ"ל לקראת ישיבות פנימיות באמצעות גיבוש סדר יום וחומרי תדרוך, מתן רקע ותזכורות, וכן מעקב ותיעוד של פעולות המשך.
• מתאם ותומך בהתחייבויותיו החיצוניות של הנשיא והמנכ"ל, לרבות כהונה בדירקטוריונים אחרים, ייצוג והרצאות באירועים ובכנסים מאורגנים, בחסות או מיוחדים אחרים, באמצעות ניהול הלוגיסטיקה, הכנת חומרי תדרוך ופתרון בעיות באופן יזום.
• פועל בשיתוף פעולה עם צוות קשרי הדירקטוריון והתקשורת כדי לנהל את לוח האירועים המשותף ולהבטיח שהפעילויות החיצוניות של הנשיא והמנכ"ל והשתתפותם באירועים יבואו לידי ביטוי בצורה מדויקת.

• מכינה, משלימה ומגישה את דוחות ההוצאות של הנשיא והמנכ"ל, לרבות ניהול רישומים של קבלות רכישה והוצאות במזומן.
• משמש כאיש הקשר מטעם הנשיא והמנכ"ל מול חברי הדירקטוריון וגורמים חיצוניים בכירים אחרים, תוך הקפדה על מקצועיות, דיסקרטיות ותיאום עם סדר העדיפויות של ההנהלה.
• מבטיח שימוש עקבי במערכות ובכלים הניהוליים, ומתעדכן באופן שוטף בפלטפורמות כגון Salesforce, מערכות לניהול אורחים וכלים פנימיים לשיתוף פעולה, כדי לתמוך ביעילות ובאפקטיביות.
• תומך בפרויקטים מיוחדים וביוזמות אסטרטגיות בהתאם להנחיות הנשיא והמנכ"ל.

תמיכת Salesforce

• מנהל רישומים מדויקים ועדכניים במערכת ה-CRM Salesforce של הקרן, כדי לתמוך בפעילותו ובמחויבויותיו של הנשיא והמנכ"ל.
• מבטיח עקביות ושלמות נתונים באמצעות הקפדה על תקני הזנת נתונים, כללי שמות ופרוטוקולים פנימיים שנקבעו.
• מזהה ומעביר בעיות או אי-התאמות באיכות הנתונים לאיש הקשר הפנימי המתאים, בתמיכה במאמצי הניהול השוטפים של הנתונים.
• משתמש בלוחות המחוונים ובדוחות של Salesforce כדי לעקוב אחר הפעילות, לפקח על ההתקדמות ולתמוך בקבלת החלטות מושכלת.

שיתוף פעולה של צוות אדמיניסטרטיבי

• משתתף בישיבות השבועיות של צוות המנהלה לצורך בדיקה ותיאום לוחות הזמנים הארגוניים והניהוליים.
• מגיש בקשות מפורטות לתמיכה בארגון ישיבות להנהלת המשרד, כדי לאפשר תכנון וביצוע יעילים של ישיבות הקרן.
• מספק תמיכה בין-תפקודית וגיבוי למזכיר/ת הבכיר/ה במשרד סגן הנשיא ומנהל התפעול, לפי הצורך.

ניסיון ודרישות מקצועיות

• תואר ראשון מהווה יתרון משמעותי, אך אינו חובה.
• ניסיון ניהולי מצטבר של 5–10 שנים לפחות, כולל תמיכה במנהלים בכירים, רצוי במסגרת ארגון ללא כוונת רווח.
• הפגין התאמה למשימה ולערכים של הקרן, לרבות מחויבות כנה להנצחת מורשתו של מר דוידסון.
• שליטה מעמיקה ביישומי Microsoft Office, כולל Word, Excel, PowerPoint ו-Outlook.
• בעל/ת מיומנות טכנולוגית, עם יכולת להשתמש במערכות ובכלים כדי לשפר את היעילות והאפקטיביות; נדרשת שליטה בתוכנת Zoom.
• ניסיון בעבודה עם Salesforce או במערכות CRM אחרות – יתרון.
• מקצועיות יוצאת דופן, זמינות ומחויבות למתן שירות ברמה גבוהה.
• יכולת מוכחת לטפל במידע רגיש וסודי ביושר, בדיסקרטיות ובשיקול דעת נבון.
• כישורים חזקים בחשיבה ביקורתית ובקבלת החלטות, יחד עם היכולת לצפות את צורכי ההנהלה, לזהות אתגרים ולפתח פתרונות באופן יזום תוך הסתמכות מינימלית על הנחיות.
• כישורים מצוינים בארגון, ריבוי משימות וניהול זמן, יחד עם היכולת להתמודד עם סדרי עדיפויות סותרים ולעמוד בלוחות זמנים בסביבה דינמית.
• בעל תושייה רבה ויכולת הסתגלות גבוהה, עם יכולת לעבוד באופן עצמאי ובצוות.
• יכולת מוכחת ליצור ולטפח יחסי עבודה יעילים ולתרום לתרבות ארגונית חיובית ומכוונת לצוות.
• היכולת ליישם ולחזק תהליכים ומערכות ניהוליות התומכים בעקביות וביעילות תפעולית.
• תחושת בעלות ואחריות חזקה, יחד עם היכולת לנהל סדרי עדיפויות באופן עצמאי ולהשיג תוצאות.
• יכולת לעבוד בסביבה משרדית מקצועית, הכוללת נוכחות קבועה במשרד ועבודה בישיבה.

מערכות יחסים

• כפוף לנשיא ולמנכ"ל ואחראי כלפיהם.
• פועל בשיתוף פעולה הדוק עם הצוות המנהלי ועם צוות קשרי הדירקטוריון והתקשורת כדי להבטיח תיאום ותיאום.
• פועל בשיתוף פעולה יעיל עם צוות הקרן בכל תחומי הפעילות.
• מקים ומקיים יחסי עבודה חיוביים עם מקבלי מענקים מהקרן, ספקים חיצוניים וגורמים מרכזיים נוספים.

כיצד להגיש בקשה:

יש לשלוח את הבקשות, הכוללות מכתב נלווה המתאר את העניין והכישורים שלכם, וכן את קורות החיים שלכם, לכתובת: [email protected].

נא לא להתקשר.

מידע נוסף על קרן ויליאם דיווידסון ניתן למצוא בכתובת: https://williamdavidson.org/

קרן ויליאם דיווידסון היא מעסיקה המעניקה הזדמנויות שוות. מועמדים מכל רקע מגוון מוזמנים להגיש מועמדות.