עוזר אדמיניסטרטיבי, חיים יהודיים

קרן ויליאם דיווידסון, קרן משפחתית פרטית, המוקדשת לקידום החיוניות הכלכלית, התרבותית והאזרחית של דרום מזרח מישיגן, מדינת ישראל והקהילה היהודית, מחפשת כעת מועמדים ומועמדות לתפקיד עוזר אדמיניסטרטיבי, חיים יהודיים .

קרן ויליאם דוידסון היא קרן משפחתית פרטית המוקדשת לסיוע בהבטחת עתיד מזהיר לקהילות שהעניקו השראה למשפחת המייסד שלנו במשך דורות. אנו מחדירים בעבודתנו תחושה של אפשרות ומאמינים עמוקות בחשיבות של בניית מערכות יחסים משמעותיות על פני הבדלים. יחד עם מנהיגי קהילה החולקים את תחושת האופטימיות והמחויבות שלנו הקשורה לדטרויט, ישראל והעם היהודי, אנו מבצעים השקעות טרנספורמטיביות ותומכים ביוזמות קטליטיות, שיספקו ערך מתמשך לדורות הבאים. לקרן נכסים בהיקף של כ-1.5 מיליארד דולר והיא מעניקה כ-60 מיליון דולר בשנה. 

התרבות שלנו משקפת את החוזקות והתכונות הגדולות ביותר של המייסד שלנו. כמו מר דוידסון, אנו מעריכים אופטימיות ויצירתיות כאשר אנו מבצעים את עבודתנו המשותפת. אנו מעריכים גם בניית מערכות יחסים ושותפות אמיתית בתוך הצוות שלנו ולצד מועצת המנהלים, מקבלי המענקים והקהילה שלנו. אבל בקיצור, אנחנו מאמינים בעבודה קשה, בשיתוף פעולה הדוק ובשמירה על דפוס חשיבה עקבי המגלם סקרנות, אומץ ופעולה.

סקירה כללית של המשרה

תפקיד העוזר/ת האדמיניסטרטיבי/ת, Jewish Life, מספק/ת תמיכה אדמיניסטרטיבית מקיפה ותיאום ברמה הגבוהה ביותר של מקצועיות, סודיות ודיסקרטיות למנהל/ת התוכנית, Jewish Life, ולצוות התוכנית הרחב יותר של Jewish Life, לפי הצורך. תפקיד זה ממלא גם תפקיד מפתח בהבטחת ביצוע חלק של כינוסים ופגישות תוכניתיות, שמירה על מערכות מאורגנות ותמיכה בסדרי העדיפויות של הצוות. 

תפקיד זה, המדווח למנהל התוכנית, Jewish Life, בונה באופן פעיל קשרים פנימיים וחיצוניים החיוניים להצלחת הקרן ותורם רבות ערך לצוות התוכנית Jewish Life ולצוות המנהלי הרחב יותר. התפקיד משגשג בסביבה שיתופית ותורם באופן חיובי לתרבות הארגונית.

משרה זו היא משרה פנימית בבלומפילד הילס, מישיגן.

אחריות עיקרית

החובות והאחריות כוללות, בין היתר;

תמיכה אדמיניסטרטיבית כללית

• ניהול לוח שנה קפדני, כולל תכנון וקביעת מועד של פגישות פנימיות/חיצוניות ושיחות ועידה, תעדוף בקשות לפגישות ותפקוד כשומר סף עבור מנהל התוכנית, חיים יהודיים.
• לספק תמיכה אדמיניסטרטיבית יומיומית למנהל התוכנית, חיים יהודיים, כולל מענה לשיחות טלפון ו/או הודעות, צילום מסמכים, הכנת מסמכים ותחזוקה של מערכות תיוק פיזיות ודיגיטליות מאורגנות, בהתאם לתהליכים ולכלים המוסדיים.

• הכן, מלא והגש דוחות הוצאות של Concur עבור מנהל התוכנית, חיים יהודיים.
• לתאם את כל סידורי נסיעות העסקים ולרכז מסמכים לפגישות הקשורות לנסיעות, לפי הצורך.
• תיאום ותיאום פגישות פנימיות, כולל ניסוח מיילים, סדר יום וסיכומי פגישות.
• סיוע בפרויקטים מיוחדים של צוות תוכנית החיים היהודיים ותרומה לסדרי עדיפויות ארגוניים בקנה מידה גדול, לפי הצורך.
• ודא שימוש עקבי במערכות וכלים אדמיניסטרטיביים ברחבי הצוות, התעדכן בהדרכות ועדכונים עבור פלטפורמות כגון Salesforce, מערכות ניהול אורחים וכלי שיתוף פעולה פנימיים.

תמיכה במעורבות קהילתית

• תמיכה בתכנון וביצוע של אירועים, כנסים ומפגשים קהילתיים של Jewish Life.
• פיקוח על התקשורת עם האורחים, כולל מסירה בזמן של סדר יום, פרטי גישה למיקום ולוגיסטיקה, תוך הבטחת הגדרה מדויקת במערכת ניהול האורחים המקוונת.
• לשתף פעולה עם קצין התקשורת והמעורבות של הדירקטוריון ושותפים פנימיים אחרים באירועים גדולים המארחים או ממומנים, כמו גם באירועים חדשים, מורכבים ו/או אירועים ראשונים בהם מעורבים הדירקטוריון וההנהלה.
• יש לוודא שכל החומרים תואמים להנחיות ולסטנדרטים שנקבעו על ידי הקרן כדי להבטיח מראה ותחושה עקביים בכל האירועים.

תמיכת Salesforce

• הזנה, עדכון ותחזוקה מדויקים של רשומות במערכת Salesforce CRM של הקרן עבור תיק העבודות של צוות תוכנית Jewish Life.
• יש לפעול לפי תקני הזנת נתונים ומוסכמות מתן שמות שנקבעו.
• דווח על בעיות או חוסר עקביות באיכות הנתונים למנהל ניהול הנתונים המתאים או לאיש הקשר הפנימי המיועד.
• השתמש בלוחות מחוונים ובדוחות של Salesforce כדי לעקוב אחר התקדמות או ביצועים.

שיתוף פעולה של צוות אדמיניסטרטיבי

• משתתף באופן פעיל בפגישות שבועיות של הצוות האדמיניסטרטיבי כדי לסקור את לוחות הפגישות של הקרן.
• שיתוף פעולה עם צוות אדמיניסטרטיבי על מנת להבטיח נהלים וכיסוי עקביים בין המחלקות.
• ספק טופס תמיכה מפורט לפגישות להנהלת המשרד עבור צורכי פגישות פנימיות.
• לספק תמיכה וגיבוי לעוזר המנהל, דרום מזרח מישיגן, לפי הצורך.

ניסיון ודרישות מקצועיות

המועמד האידיאלי יהיה בעל הרבה מהיכולות המקצועיות והאישיות הבאות, תכונות וחוויות:

• תואר ראשון עדיף מאוד, אך לא חובה, עם 2-5 שנות ניסיון בתחום התמיכה המנהלית, רצוי בארגון ללא מטרות רווח.

• ניסיון בתמיכה בצוות בכיר - עדיפות.
• עניין ותשוקה חזקים למשימת הקרן ולכבוד זכרו של מר דוידסון, והתאמה חזקה עם הערכים הארגוניים שלנו.
• יתרון לניסיון בעבודה עם הקהילה היהודית.
• רמה גבוהה של מיומנות בתוכנות Microsoft Office כולל Word, Excel, PowerPoint ו-Outlook.
• בעל ידע טכנולוגי עם הבנה כיצד למנף מערכות וכלים טכנולוגיים כדי להיות פרודוקטיביים ויעילים. חייב להיות בקיא בזום.
• יתרון ניסיון בעבודה עם Salesforce או מערכות CRM אחרות.
• מוסר עבודה חזק וחייב להיות בעל שירות, מענה ומקצועיות ברמה הגבוהה ביותר.
• יכולת מוכחת לטפל במידע סודי ביושרה, בשיקול דעת ובסודיות.
• יכולות שיפוט וקבלת החלטות יוצאות דופן, ויכולת לחזות בעיות פוטנציאליות ולתכנן מקרים בהתאם.
• כישורי ריבוי משימות, ארגונים וניהול זמן מצוינים עם יכולת לתעדף משימות ולבצע פרויקטים, לעתים קרובות עם לחצים של דד-ליין.
• תשומת לב חזקה לפרטים ודיוק עקבי בעת השלמת משימות.
• יכולת תקשורת בינאישית, מילולית, כתובה ובינאישית גבוהה.
• יכולת מוכחת לתעדף דרישות סותרות, להישאר רגועה תחת לחץ ולטפל בעניינים בזריזות ובאופן יזום.
• שחקן צוות בעל תושייה גבוהה, עם יכולת להיות גם יעיל באופן עצמאי.
• משגשגת בסביבת צוות, יעילה בבנייה ותחזוקה של קשרי שיתוף פעולה, פועלת בהתאם לערכים הארגוניים ותורמת באופן חיובי לתרבות הארגונית.

מערכות יחסים

• מדווח ונשא באחריות למנהל התוכנית, חיים יהודיים.
• חבר ותמיכה בצוות תוכנית החיים היהודיים.
• עובד בשיתוף פעולה עם הצוות המנהלי ועם כל חברי צוות הקרן.
• עובד בשיתוף פעולה עם כל מקבלי המענקים של הקרן, ספקים חיצוניים ובעלי עניין מרכזיים.

כיצד להגיש בקשה

יש לשלוח מועמדויות הכוללות מכתב מקדים המתאר את תחומי העניין והכישורים שלכם וקורות חיים לכתובת: [email protected] . נא לא להתקשר טלפונית.

מידע נוסף על קרן ויליאם דיווידסון ניתן למצוא בכתובת: https://williamdavidson.org/

קרן ויליאם דיווידסון היא מעסיקה המעניקה הזדמנויות שוות. מועמדים מכל רקע מגוון מוזמנים להגיש מועמדות.