תפקיד העוזר/ת האדמיניסטרטיבי/ת, Jewish Life, מספק/ת תמיכה אדמיניסטרטיבית מקיפה ותיאום ברמה הגבוהה ביותר של מקצועיות, סודיות ודיסקרטיות למנהל/ת התוכנית, Jewish Life, ולצוות התוכנית הרחב יותר של Jewish Life, לפי הצורך. תפקיד זה ממלא גם תפקיד מפתח בהבטחת ביצוע חלק של כינוסים ופגישות תוכניתיות, שמירה על מערכות מאורגנות ותמיכה בסדרי העדיפויות של הצוות. 

תפקיד זה, המדווח למנהל התוכנית, Jewish Life, בונה באופן פעיל קשרים פנימיים וחיצוניים החיוניים להצלחת הקרן ותורם רבות ערך לצוות התוכנית Jewish Life ולצוות המנהלי הרחב יותר. התפקיד משגשג בסביבה שיתופית ותורם באופן חיובי לתרבות הארגונית.

אחריות עיקרית

התפקידים והאחריות כוללים, אך אינם מוגבלים ל:

תמיכה אדמיניסטרטיבית כללית

• ניהול לוח שנה קפדני, כולל תכנון וקביעת מועד של פגישות פנימיות/חיצוניות ושיחות ועידה, תעדוף בקשות לפגישות ותפקוד כשומר סף עבור מנהל התוכנית, חיים יהודיים.
• לספק תמיכה אדמיניסטרטיבית יומיומית למנהל התוכנית, חיים יהודיים, כולל מענה לשיחות טלפון ו/או הודעות, צילום מסמכים, הכנת מסמכים ותחזוקה של מערכות תיוק פיזיות ודיגיטליות מאורגנות, בהתאם לתהליכים ולכלים המוסדיים.
• הכן, מלא והגש דוחות הוצאות של Concur עבור מנהל התוכנית, חיים יהודיים.
• לתאם את כל סידורי נסיעות העסקים ולרכז מסמכים לפגישות הקשורות לנסיעות, לפי הצורך.
• תיאום ותיאום פגישות פנימיות, כולל ניסוח מיילים, סדר יום וסיכומי פגישות.
• סיוע בפרויקטים מיוחדים של צוות תוכנית החיים היהודיים ותרומה לסדרי עדיפויות ארגוניים בקנה מידה גדול, לפי הצורך.
• ודא שימוש עקבי במערכות וכלים אדמיניסטרטיביים ברחבי הצוות, התעדכן בהדרכות ועדכונים עבור פלטפורמות כגון Salesforce, מערכות ניהול אורחים וכלי שיתוף פעולה פנימיים.

תמיכה במעורבות קהילתית

• תמיכה בתכנון וביצוע של אירועים, כנסים ומפגשים קהילתיים של Jewish Life.
• פיקוח על התקשורת עם האורחים, כולל מסירה בזמן של סדר יום, פרטי גישה למיקום ולוגיסטיקה, תוך הבטחת הגדרה מדויקת במערכת ניהול האורחים המקוונת.
• יש לוודא שכל החומרים תואמים להנחיות ולסטנדרטים שנקבעו על ידי הקרן כדי להבטיח מראה ותחושה עקביים בכל האירועים.

תמיכת Salesforce

• הזנה, עדכון ותחזוקה מדויקים של רשומות במערכת Salesforce CRM של הקרן עבור תיק העבודות של צוות תוכנית Jewish Life.
• יש לפעול לפי תקני הזנת נתונים ומוסכמות מתן שמות שנקבעו.
• דווח על בעיות או חוסר עקביות באיכות הנתונים למנהל ניהול הנתונים המתאים או לאיש הקשר הפנימי המיועד.
• השתמש בלוחות מחוונים ובדוחות של Salesforce כדי לעקוב אחר התקדמות או ביצועים.

שיתוף פעולה של צוות אדמיניסטרטיבי

• משתתף באופן פעיל בפגישות שבועיות של הצוות האדמיניסטרטיבי כדי לסקור את לוחות הפגישות של הקרן.
• שיתוף פעולה עם צוות אדמיניסטרטיבי על מנת להבטיח נהלים וכיסוי עקביים בין המחלקות.
• ספק טופס תמיכה מפורט לפגישות להנהלת המשרד עבור צורכי פגישות פנימיות.
• לספק תמיכה וגיבוי לעוזר המנהל, דרום מזרח מישיגן, לפי הצורך.

ניסיון ודרישות מקצועיות

המועמד האידיאלי יהיה בעל הרבה מהיכולות המקצועיות והאישיות הבאות, תכונות וחוויות:

• נדרש ניסיון ניהולי רלוונטי של שנתיים לפחות בסביבה מקצועית, רצוי בארגון ללא כוונת רווח.
• נדרשת שליטה מעולה בתוכנות Microsoft Office, כולל Word, Excel, PowerPoint ו-Outlook.
• תואר ראשון מהווה יתרון משמעותי.
• יתרון ניסיון בעבודה עם Salesforce או מערכות CRM אחרות.
• ניסיון בתמיכה בצוות בכיר - עדיפות.
• יתרון לניסיון בעבודה עם הקהילה היהודית.

מאפיינים:

• עניין ותשוקה חזקים למשימת הקרן ולכבוד זכרו של מר דוידסון, והתאמה חזקה עם הערכים הארגוניים שלנו.
• בעל ידע טכנולוגי עם הבנה כיצד למנף מערכות וכלים טכנולוגיים כדי להיות פרודוקטיביים ויעילים. חייב להיות בקיא בזום.
• מוסר עבודה חזק וחייב להיות בעל שירות, מענה ומקצועיות ברמה הגבוהה ביותר.
• יכולת מוכחת לטפל במידע סודי ביושרה, בשיקול דעת ובסודיות.
• יכולות שיפוט וקבלת החלטות יוצאות דופן, ויכולת לחזות בעיות פוטנציאליות ולתכנן מקרים בהתאם.
• כישורי ריבוי משימות, ארגונים וניהול זמן מצוינים עם יכולת לתעדף משימות ולבצע פרויקטים, לעתים קרובות עם לחצים של דד-ליין.
• תשומת לב חזקה לפרטים ודיוק עקבי בעת השלמת משימות.
• יכולת תקשורת בינאישית, מילולית, כתובה ובינאישית גבוהה.
• יכולת מוכחת לתעדף דרישות סותרות, להישאר רגועה תחת לחץ ולטפל בעניינים בזריזות ובאופן יזום.
• שחקן צוות בעל תושייה גבוהה, עם יכולת להיות גם יעיל באופן עצמאי.
• משגשגת בסביבת צוות, יעילה בבנייה ותחזוקה של קשרי שיתוף פעולה, פועלת בהתאם לערכים הארגוניים ותורמת באופן חיובי לתרבות הארגונית.

מערכות יחסים

• מדווח ונשא באחריות למנהל התוכנית, חיים יהודיים.
• לשמש כחבר בצוות תוכנית "חיים יהודיים" ולתמוך בו.
• עובד בשיתוף פעולה עם הצוות המנהלי ועם כל חברי צוות הקרן.
• עובד בשיתוף פעולה עם כל מקבלי המענקים של הקרן, ספקים חיצוניים ובעלי עניין מרכזיים.

כיצד להגיש בקשה

יש לשלוח את קורות החיים, בצירוף מכתב נלווה המתאר את העניין והכישורים שלכם, לכתובת הדוא"ל: [email protected].

נא לא להתקשר.

מידע נוסף על קרן ויליאם דוידסון ניתן למצוא בכתובות: https://williamdavidson.org/
קרן ויליאם דוידסון היא מעסיקה השואפת לשוויון הזדמנויות. אנו מעודדים מועמדים מכל רקע שהוא
להגיש את מועמדותם.